Bei der Auswahl eines CMMS-Wartungssoftware, müssen Sie zwischen On-Premise- und Cloud-Bereitstellungen wählen. Jede Option hat ihre eigenen Vorteile, abhängig von den Kontroll-, Kosten- und Barrierefreiheitsanforderungen Ihres Unternehmens.

Mit einem lokalen CMMS bleiben Ihre Daten und Ihre Sicherheit vollständig unter Ihrer Kontrolle, da sie auf Ihren eigenen Servern ausgeführt werden. Dieses Setup ist ideal für Unternehmen mit strengen Vorschriften und engagiertem IT-Support.

Ein Cloud-CMMS wird vom Anbieter gehostet und ist von überall online zugänglich. Es bietet Flexibilität, schnelle Bereitstellung, Skalierbarkeit und reduziert den Aufwand für die Systemwartung.

Die beste Wahl für Ihr Unternehmen hängt davon ab, wie viel Kontrolle, Budget und Fernzugriff Sie benötigen.

Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Wenn Unternehmen in regulierten Sektoren nach Alternativen zur Einführung von CMMS suchen, sind Sicherheit und Compliance im Allgemeinen die wichtigsten Themen. Es gibt viele unterschiedliche Meinungen zur CMMS-Sicherheit, da sowohl lokale als auch Cloud-Lösungen ihre eigenen Vor- und Nachteile haben, wenn es um Datenverwaltung, Speicherorte und Rückverfolgbarkeit geht.

On-Premise: Das Fortress-Modell

Ein lokales CMMS gibt Ihnen die meiste Kontrolle. Da sich die Software und Daten auf Ihren eigenen Servern befinden und das Host-Unternehmen praktisch keinen Zugriff darauf hat, kontrolliert Ihr gesamtes internes IT-Team die Sicherheit auf allen Ebenen, einschließlich Netzwerk-Firewalls und physischem Zugriff. Dies ist ein wichtiger Unterschied für Unternehmen, die strengen Datenschutzgesetzen unterliegen, die vorschreiben, dass Daten in einer bestimmten geografischen Region aufbewahrt werden müssen. Regulatorisch: Vor allem in Unternehmen, die strenge und komplexe Vorschriften wie die DSGVO einhalten müssen, ist eine Lösung vor Ort die einzige Möglichkeit, zu kontrollieren und zu dokumentieren, wie Kunden- oder Mitarbeiterdaten Gestalt annehmen, sodass Prüfprotokolle für Regierungsbehörden erstellt werden können. Diese Art der praktischen Kontrolle ist der bevorzugte Ansatz für staatliche Auftragnehmer, Versorgungsunternehmen und Banken.

Cloud: Das Modell der gemeinsamen Verantwortung

Ein vertrauenswürdiger Cloud-CMMS-Anbieter verfügt über eine robuste Sicherheitsplattform auf Unternehmensebene, die entweder dem entspricht oder in vielen Fällen das übertrifft, was sich die meisten Unternehmen selbst leisten können. Erstklassige Anbieter sind auch nach internationalen Standards wie ISO 27001 zertifiziert und verfügen über starke Sicherheitsfunktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Multifaktor-Authentifizierung und Sicherheitsprüfungen durch Dritte. In Verbindung mit der Einhaltung der Vorschriften können Anbieter Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) bereitstellen, um den DSGVO-Anforderungen gerecht zu werden, und unterstützen die Speicherung von Daten in Regionen wie der EU oder NAM. Audit-Trail-Funktionen sind normalerweise Teil des Systems und zeichnen automatisch die Aktionen der Benutzer, die an den Daten vorgenommenen Änderungen sowie den Zugriff auf das System auf und erleichtern so die Berichterstattung über die Einhaltung der Vorschriften. Die Sache ist, es geht vor allem darum, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die einen klaren Überblick haben und Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen können.

Es kommt auf Kontrolle und Bequemlichkeit an. Ein lokales CMMS bietet Teams, die es unterstützen können, die vollständige Kontrolle, während ein Cloud-CMMS Sicherheit bietet, die von Experten verwaltet wird, deren Teammitglieder sich auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren können.

Offline-Bedürfnisse und entfernte Standorte

In vielen Branchen finden Wartungsarbeiten nicht in einem Rechenzentrum mit perfekter Internetverbindung statt. Das passiert vor Ort, in Fabrikhallen mit fleckigem WLAN oder an abgelegenen Standorten, die komplett vom Stromnetz getrennt sind. Bei der Wahl zwischen den CMMS-Bereitstellungsoptionen ist es für Werksleiter und Betriebsleiter, die verteilte Teams beaufsichtigen, die Notwendigkeit eines Offline-Zugriffs von entscheidender Bedeutung.

Der Vorteil vor Ort für unterbrochene Betriebsabläufe

Ein lokales CMMS funktioniert in dieser Situation normalerweise gut. Teams können sicherstellen, dass sie jederzeit auf Wartungspläne, Arbeitsaufträge und Anlagenverläufe zugreifen können, indem sie das System auf einem lokalen Server vor Ort installieren. Aus diesem Grund ist es eine hervorragende Alternative für ein Offline-CMMS für weit entfernte Einrichtungen wie Bergbaubetriebe, Offshore-Ölplattformen oder große Farmen. Für Branchen wie Versorgungsunternehmen stellt ein lokales CMMS für Versorgungsunternehmen sicher, dass Techniker, die an Umspannwerken in abgelegenen Regionen arbeiten, wichtige Informationen abrufen und ändern können, ohne auf einen Mobilfunkdienst angewiesen zu sein. Das gesamte System läuft im lokalen Netzwerk, wodurch es auch dann einwandfrei funktioniert, wenn keine anderen Computer in der Nähe sind.

Cloud-Lösungen passen sich an Hybrid- und Offline-Funktionen an

Eine Cloud-First-Strategie scheint im Widerspruch zu den Offline-Anforderungen zu stehen, aber die heutigen Cloud-CMMS-Lösungen haben neue Funktionen entwickelt, die diesem Problem Rechnung tragen. Und immer mehr von ihnen verfügen jetzt über offlinefähige mobile Apps. Techniker können auch Arbeitsaufträge, Anlagendaten und Sicherheitsverfahren auf ihre Geräte übertragen, bevor sie eine Zone ohne Konnektivität betreten. Sie haben die Möglichkeit, ihre Arbeit zu erledigen, Notizen hinzuzufügen, die Nutzung von Teilen aufzuzeichnen und Unterschriften offline zu erfassen. Wenn ihr Gerät wieder mit dem Internet verbunden wird, synchronisiert die App alle aktualisierten Daten wieder mit der zentralen, in der Cloud gehosteten Datenbank.

Diese hybride Methode stellt das Beste aus beiden Welten dar: Cloud-Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit gepaart mit der Offline-Funktionalität, die für Außendienstteams erforderlich ist. Sie gewährleistet die Datenintegrität und das alles unter Beibehaltung der aktuellen Mainframe-/Systeminformationen von jeder Hardware oder jedem System. Wenn Sie ein cloudbasiertes CMMS in Betracht ziehen, sollten Sie die Effektivität des Offline-Modus genau unter die Lupe nehmen und sicherstellen, dass dabei Ihre Anforderungen im Fernbetrieb berücksichtigt werden.

Gesamtbetriebskosten: CAPEX im Vergleich zu OPEX

Bei einem CMMS kommt es jedoch auf Geld an. Wie sieht Ihr Gewinn aus, wenn Sie alle wichtigen Systeme auf dem Markt vergleichen? Ein Blick über den Kaufpreis hinaus: Was sind die Gesamtbetriebskosten (TCO)? Um zu verstehen, was der Begriff bedeutet, ist es ganz einfach: Achten Sie beim Kauf von Ausrüstung oder bei einer Kapitalinvestition nicht nur auf den Dollarbetrag, sondern gehen Sie noch einen Schritt weiter und bewerten Sie die langfristigen finanziellen Verpflichtungen. Die Entscheidung zwischen einem lokalen CMMS und einem Cloud-CMMS spiegelt den grundlegenden Unterschied in der Finanzmodellierung wider: den Übergang von CAPEX (Kapitalausgaben) zu OPEX (Betriebskosten).

CMMS vor Ort: Das CAPEX-Modell

Ein CMMS vor Ort ist eine typische Investition (CAPEX). Die größte Ausgabe ist der große, einmalige Kauf einer unbefristeten Softwarelizenz. Aber das ist erst der Anfang. Sie müssen auch Folgendes einplanen:

• Hardware: Kauf und Pflege von Servern, Datenspeichern und Netzwerkgeräten.
• IT-Mitarbeiter: Die Bezahlung für die Leute, die das System einrichten, betreiben, aufrüsten und schützen.
• Wartung und Support: jährliche Kosten für Herstellersupport und Zugriff auf Software-Upgrades, die einen großen Teil der Kosten der ursprünglichen Lizenz ausmachen können.
• Aktualisierungen: Die Kosten, die mit großen Softwareversionsupdates oder dem Austausch von Hardware alle paar Jahre verbunden sind.

Dieses Konzept kann für Unternehmen interessant sein, die ihr Vermögen behalten und verhindern möchten, dass es im Laufe der Zeit an Wert verliert, auch wenn die Anfangsinvestition beträchtlich ist.

Cloud CMMS: Das OPEX-Modell

Ein Cloud-CMMS arbeitet nach einem OPEX-Modell, das weitaus vorhersehbarer ist. Die Kosten werden in einer wiederkehrenden Abonnementgebühr gebündelt, die in der Regel monatlich oder jährlich gezahlt wird. Diese Gebühr beinhaltet in der Regel:

• Softwarezugriff für eine bestimmte Anzahl von Benutzern.
• Alle Serverhosting- und Infrastrukturkosten.
• Automatische Software-Updates und neue Feature-Releases.
• Technischer Support und Systemwartung.
• Datensicherungen und Sicherheitsmanagement.

Für diesen Ansatz ist im Vorfeld nicht viel Geld erforderlich, was die Anwendung für viele Unternehmen erleichtert. Der konstante monatliche Preis erleichtert die Planung Ihres Budgets und gibt Ihnen mehr Geld, das Sie für andere wichtige Dinge ausgeben können. Im Laufe der Zeit können sich die Abonnementpreise erhöhen, aber bei einem Cloud-CMMS fallen nicht die versteckten Kosten für die Verwaltung der Gerätelebenszyklen oder die zusätzliche Arbeit an, die mit lokalen Systemen einhergeht. Bei der Betrachtung verschiedener CMMS-Bereitstellungsalternativen liefert ein Vergleich der Gesamtbetriebskosten für fünf Jahre für beide Modelle im Allgemeinen eine bessere Vorstellung von den Kosten, als wenn man sich nur die ursprünglichen Preise ansieht.

Überlegungen zur Skalierung

Ihr Unternehmen ist nicht statisch und Ihr CMMS sollte es auch nicht sein. Wenn Ihr Unternehmen wächst, neue Anlagen hinzufügt, Produktionslinien erweitert oder die Mitarbeiterzahl erhöht, muss Ihr Wartungsmanagementsystem in der Lage sein, mit Ihnen Schritt zu halten. Die Art und Weise, wie jede der CMMS-Bereitstellungsoptionen das Wachstum bewältigt, ist ein entscheidender Faktor für jeden vorausschauenden Werksleiter oder CTO.

Skalierung eines lokalen CMMS

Die Skalierung eines CMMS vor Ort ist eine große Aufgabe, die eine sorgfältige Vorbereitung und viel Geld erfordert. Wenn ein Unternehmen wächst, muss es häufig mehr Serverplatz kaufen, seine Ausrüstung aufrüsten, um mehr Daten und Benutzer verarbeiten zu können, und mehr Softwarelizenzen erwerben. Dieses Verfahren kann lange dauern und viel Geld kosten. Ihre IT-Mitarbeiter müssen die neue Infrastruktur kaufen, einrichten und konfigurieren. Wenn sie dies nicht korrekt ausführen, kann dies zu Ausfallzeiten oder einer Leistungseinbuße führen. Es ist viel schwieriger, in neue Bereiche zu expandieren, da Sie häufig an jedem Standort ganz neue, isolierte Instanzen vor Ort einrichten müssen, was die Berichterstattung im gesamten Unternehmen erschwert.

Skalieren eines Cloud-CMMS

Cloud CMMS ist darauf ausgelegt, zu wachsen. Der Anbieter betreibt die Infrastruktur und hat sie so aufgebaut, dass sie für Tausende von Verbrauchern geeignet ist. Sie müssen lediglich Ihren Mitgliedschaftsplan ändern, um zu skalieren. Sie möchten 50 neue Benutzer hinzufügen? In den meisten Fällen sind es nur ein paar Klicks auf einer Admin-Seite. Eröffnen Sie eine neue Anlage? Sie können ihnen schnellen Zugriff auf dasselbe zentrale System gewähren, wodurch sichergestellt wird, dass die Abläufe konsistent sind und die Daten von Anfang an einheitlich sind. Mit dieser Flexibilität können Sie je nach Bedarf erweitern und verkleinern, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie an physische Geräte gebunden sind. Aufgrund dieser Flexibilität ist ein Cloud-CMMS eine hervorragende Alternative für Unternehmen, die sich ständig verändern und versuchen, auf mehr als einen Standort zu expandieren oder Benutzer mit wechselnden Anforderungen zu haben.

Checkliste für die Migration: Ihr Team auf Erfolgskurs bringen

Unabhängig davon, für welche der CMMS-Bereitstellungsoptionen Sie sich entscheiden, hängt eine erfolgreiche CMMS-Implementierung von einer reibungslosen und gut geplanten Migration ab. Die Migration von einem alten System — oder von Tabellenkalkulationen und Papierakten — kann komplex sein, aber ein strukturierter Ansatz gewährleistet Datenintegrität und Benutzerakzeptanz. Für jeden IT-Manager oder Betriebsleiter, der das Unternehmen leitet, bietet diese Checkliste einen klaren Weg für die Umstellung auf ein Cloud-CMMS oder ein lokales CMMS.

1. Datenprüfung und -bereinigung: Schauen Sie sich Ihre aktuellen Daten an, bevor Sie etwas übertragen. Dies ist Ihre Gelegenheit, von vorne zu beginnen.

Aktion: Beseitigen Sie doppelte Einträge, standardisieren Sie Namensstandards (verwenden Sie beispielsweise PMP-001 für Pumpen) und archivieren Sie alte Anlagendaten. Ein gutes CMMS benötigt saubere Daten als Grundlage.

2. Datenzuordnung und Formatierung: Ihr neues CMMS wird ein bestimmtes Format für den Import von Daten haben.

• Aktion: Arbeiten Sie mit dem Anbieter Ihrer Wahl zusammen, um dessen CSV-Importvorlagen zu erhalten. Ordnen Sie die Felder Ihres alten Systems den neuen zu. Beispielsweise könnte Ihr Feld „Geräte-ID“ dem Feld „Asset-Tag“ des neuen Systems zugeordnet werden.

3. Wählen Sie Ihre Integrationsmethode: Entscheiden Sie, wie Sie Ihr CMMS mit anderen Geschäftssystemen wie Ihrer ERP- oder HR-Plattform verbinden möchten.

• Aktion: Für einfache, einmalige Datenladungen reicht oft ein gut formatierter CSV-Import aus. Für den kontinuierlichen Datenaustausch in Echtzeit (z. B. das Synchronisieren von Lagerbeständen) müssen Sie die API (Application Programming Interface) des Anbieters nutzen. Besprechen Sie die API-Funktionen zu Beginn des Prozesses mit Ihrem Anbieter.

4. Führen Sie einen Pilotversuch durch: Führen Sie niemals am ersten Tag eine vollständige Migration durch.

• Aktion: Wählen Sie einen kleinen, repräsentativen Datensatz aus — vielleicht für eine einzelne Produktionslinie oder einen nicht kritischen Bereich — und führen Sie eine Testmigration durch. Auf diese Weise können Sie Formatierungsprobleme oder Datenübertragungsfehler in einer Umgebung mit geringem Risiko identifizieren und beheben.

5. Benutzerschulung planen: Ein neues System ist nur effektiv, wenn Ihr Team weiß, wie man es benutzt.

• Aktion: Planen Sie rollenspezifische Trainingseinheiten. Techniker, Vorgesetzte und Bestandsmanager interagieren alle unterschiedlich mit dem CMMS. Stellen Sie sicher, dass die Schulung kurz vor der Inbetriebnahme geplant wird, um die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.

Ein durchdachter Migrationsprozess minimiert Störungen und schafft die Voraussetzungen für eine erfolgreiche CMMS-Einführung.

Entscheidungsmatrix: Wann Sie sich für On-Premise oder Cloud entscheiden sollten

Die richtige Wahl zwischen den verfügbaren CMMS-Bereitstellungsoptionen hängt vollständig von den individuellen Prioritäten, Ressourcen und Einschränkungen Ihres Unternehmens ab. Um die Entscheidung zu vereinfachen, werden in dieser Matrix die wichtigsten Faktoren aufgeschlüsselt, anhand derer Sie feststellen können, ob ein lokales CMMS oder ein Cloud-CMMS besser für Ihre betrieblichen Anforderungen geeignet ist.

Wählen Sie ein On-Premise-CMMS, wenn:

• Sie benötigen absolute Datenkontrolle: Ihr Unternehmen hat strenge Anforderungen an die Datenhoheit oder interne Richtlinien, die vorschreiben, dass alle Daten auf Ihren eigenen physischen Servern gespeichert werden.
• Sie haben ein engagiertes IT-Team: Sie verfügen über das interne IT-Personal mit dem Fachwissen und der Bandbreite, um Server zu verwalten, Softwareupdates abzuwickeln und alle Aspekte der CMMS-Sicherheit zu überwachen.
• Der Betrieb ist häufig offline: Ihre Haupteinrichtungen befinden sich an abgelegenen Standorten ohne zuverlässigen Internetzugang, sodass ein lokal gehostetes System nicht verhandelbar ist.
• Sie bevorzugen eine einmalige Kapitalausgabe: Ihr Budget ist so strukturiert, dass große Vorabinvestitionen den wiederkehrenden Betriebskosten (OPEX) vorgezogen werden.
• Anpassung ist von größter Bedeutung: Sie benötigen tiefe, komplexe Integrationen mit älteren Systemen, die direkten Zugriff auf Serverebene erfordern.

Wählen Sie ein Cloud-CMMS, wenn:

• Sie benötigen Flexibilität und schnelle Bereitstellung: Sie möchten schnell und ohne langwierigen Hardware-Beschaffungs- und Einrichtungsprozess einsatzbereit sein.
• Sie möchten den IT-Aufwand minimieren: Sie ziehen es vor, alle technischen Aspekte, einschließlich Sicherheit, Backups und Updates, vom Anbieter verwalten zu lassen, sodass Ihre IT-Ressourcen für andere Prioritäten zur Verfügung stehen.
• Ihr Unternehmen wächst oder hat mehrere Standorte: Sie benötigen ein System, das leicht skaliert werden kann, um neuen Benutzern und Standorten gerecht zu werden, ohne dass erhebliche neue Investitionen oder eine komplexe Infrastruktur erforderlich sind.
• Sie benötigen Fernzugriff für mobile Mitarbeiter: Ihre Teams müssen von überall und auf jedem Gerät auf das CMMS zugreifen und dabei eine mobile App verwenden, die Daten synchronisieren kann, wenn die Konnektivität wiederhergestellt ist.
• Sie bevorzugen vorhersehbare Betriebskosten: Ihr Finanzmodell bevorzugt eine vorhersehbare, wiederkehrende Abonnementgebühr (OPEX) gegenüber einem hohen Anfangskapital.

Indem Sie diese Faktoren mit Ihren spezifischen Umständen abwägen, können Sie getrost das Bereitstellungsmodell auswählen, das am besten zu Ihrer langfristigen Betriebs- und Finanzstrategie passt.

Der Makula-Bereitstellungsansatz: Flexibilität an erster Stelle

Wir wissen, dass die Auswahl einer der CMMS-Bereitstellungsoptionen keine einfache Wahl ist. Wir bei Makula glauben daran, flexibel zu sein. Wir stecken Sie nicht in eine Schublade. Stattdessen arbeiten wir mit Ihnen zusammen, um die beste Bereitstellungsstrategie zu finden, die Ihren Anforderungen in Bezug auf Betrieb, Finanzen und Sicherheit entspricht. Unsere Experten können Ihnen bei der Auswahl zwischen einem sicheren lokalen CMMS und einem skalierbaren Cloud-CMMS helfen und sicherstellen, dass die Bereitstellung reibungslos verläuft.

Unser Anspruch ist es, eine Lösung anzubieten, nicht nur ein Produkt. Wir unterstützen beide Bereitstellungsmodelle mit dem gleichen Anspruch an Leistung und Service:

• Für Cloud-Bereitstellungen: Wir bieten ein robustes, sicheres und hochverfügbares Cloud-CMMS, das Ihnen sofortigen Zugriff und unendliche Skalierbarkeit bietet. Unser Team kümmert sich um die gesamte Backend-Infrastruktur, Wartung und Sicherheitsupdates, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können — die Verwaltung Ihrer Wartungsarbeiten.
• Für Bereitstellungen vor Ort: Für Unternehmen, die die vollständige Kontrolle über ihre Daten und Infrastruktur benötigen, bieten wir ein leistungsstarkes lokales CMMS. Unsere Implementierungsspezialisten arbeiten eng mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um einen reibungslosen Installations- und Integrationsprozess auf Ihren privaten Servern zu gewährleisten und die Kontrolle und Compliance zu gewährleisten, die Sie benötigen.

Letztlich ist es unser Ziel, Ihr Team zu stärken. Wir hören uns zunächst Ihre Herausforderungen und Ziele an, von Bedenken hinsichtlich der Datenspeicherung bis hin zu Plänen für zukünftige Erweiterungen. Mit einem tiefen Verständnis Ihres Unternehmens helfen wir Ihnen, die Komplexität der einzelnen Bereitstellungsoptionen zu bewältigen. So stellen wir sicher, dass Sie den Weg wählen, der auch in den kommenden Jahren den größten Nutzen bietet.